Unified Communication: Die Vereinheitlichung der Kommunikationskanäle

Unified Communication: Erleichterung des Arbeitsalltags durch gebündelte Kommunikationsdienste

Immer wieder hört man im Zusammenhang mit moderner Kommunikation den Begriff „Unified Communication“, was übersetzt werden kann als „vereinheitlichte Kommunikation“. Sie ist die Antwort auf die sich wandelnden Unternehmensstrukturen im Zeitalter der Digitalisierung und gilt als Lösung der Kommunikationsprobleme, die durch eine räumliche Trennung von Mitarbeitern leicht auftreten können. Folgender Artikel befasst sich mit dieser Thematik und klärt einige wesentliche Fragen rund um Unified Communication.

Der Wandel der Unternehmensstrukturen

Moderne Phänomene wie die Digitalisierung und die Globalisierung haben, mit all den Möglichkeiten, die sie mit sich bringen, im Laufe der letzten Jahre und Jahrzehnte die Unternehmensstrukturen vollkommen verändert.  Eine Firma befindet sich heute nicht mehr unbedingt mit all ihren Mitarbeitern in einem Gebäude. Dank der digitalen Kommunikationstechnik und damit einhergehend der einfachen weltweiten Verständigung, kann sie landes- oder sogar weltweit verteilte Standorte haben und auch Homeoffice – also die Verlagerung der Arbeit ins häusliche Arbeitszimmer – spielt in immer mehr Unternehmen eine immer wichtiger werdende Rolle. Zudem sind sehr viele ganz unterschiedliche Möglichkeiten und Präferenzen entstanden, wenn es um Kommunikationskanäle geht. Die einen verwenden am liebsten Instant Messenger, die anderen das Telefon (manche Festnetz, andere VoiP-Telefone), wieder andere schreiben bevorzugt E-Mails und auch die guten, alten Faxe sind immer noch beliebt. All dies sind positive Entwicklungen, die dem Einzelnen in seinem beruflichen Umfeld persönliche Freiheiten schaffen, aber sie können auch für Chaos, Missverständnisse und Schwierigkeiten in der internen sowie externen Unternehmenskommunikation sorgen.

Unified Communication: Die Zusammenführung der Kommunikationskanäle

Als Unified Communication wird eine Software-Plattform bezeichnet, auf welcher alle Kommunikationskanäle zusammengefasst sind. Sie ermöglicht dabei, den Überblick über das breite Feld der Kommunikation zu bewahren sowie die Vorteile jedes einzelnen Kanals optimal zu nutzen. Auf einer einzigen Oberfläche können Mitarbeiter telefonieren, Nachrichten verschicken, chatten oder Videokonferenzen abhalten. Außerdem läuft hier jeder Kommunikationsversuch – vom Anruf über die Instant Messenger oder Facebook Nachricht bis hin zur E-Mail – an ein und denselben Ort ein, sodass nichts übersehen wird. Doch nicht nur die Kanäle sind hier gesammelt, sondern auch alle Dienste, die die moderne, digitale Kommunikationstechnik zu bieten hat. So bringen Extras wie Desktop Sharing – also das Zur-Verfügung-Stellen einer Ansicht vom eigenen Bildschirm um zum Beispiel die Bedienung eines Programms zu demonstrieren – , die Präsenzanzeige verfügbarer Mitarbeiter oder ein gemeinsamer Kalender zusätzliche Erleichterung und Effizient. Allerdings ist es abhängig von dem Anbieter des UC-Dienstes, welche Funktionen, Medien und Endgeräte enthalten sind und unterstützt werden, denn es gibt bislang keine festgelegte Definition darüber, welchen Funktionsumfang UC mindestens aufweisen muss. Da UC ein digitaler, auf das Internet angewiesener Service ist, wird es auch hauptsächlich von Anbietern zur Verfügung gestellt, die sonst (internetbasierte) Telekommunikationsanlagen und ähnliche Dienste verkaufen.

Im Wesentlichen ermöglicht Unified Communication zwei Dinge:

  1. Dass Kommunikationskanäle miteinander kombiniert werden: Zum Beispiel chatten zwei Personen zunächst miteinander und steigen dann problemlos auf einen Videoanruf um
  2. Ortsunabhängige Kommunikation: Beispielweise kann eine einzige Rufnummer verwendet werden, um gleichzeitig per Fax, Festnetz und Handy erreichbar zu sein

Übersicht: Die vier Teilbereiche der Unified Communication

Teilbereich Mögliche Funktionen
Medienübersicht Zusammenfassung unterschiedlicher Medien (Audio, Video, Text) auf einer gemeinsamen Oberfläche, die auf verschiedenen Endgeräten (PC, Smartphone, Tablet, etc.) verfügbar ist
Präsenzinformation Information über die aktuelle Erreichbarkeit einer Person
Kontextintegration Einbindung von Informationen aus anderen Anwendungen, zum Beispiel aus Custom Relationship Management (CRM)-Programmen, wichtig vor allem bei externer Kommunikation mit Kunden o.ä.
Kollaborationsfunktion Funktionen zur Erleichterung der Zusammenarbeit, zum Beispiel Whiteboard, Web-Conferencing, Desktop Sharing, etc.

Unified Communication und Sicherheit

Wo Informationen und Daten kommuniziert werden, ist natürlich auch immer die Frage nach der Sicherheit und dem Datenschutz präsent. Natürlich sind sich UC-Anbieter in der Regel vollkommen darüber im Klaren, dass ihr Produkt sicher sein muss, und integrieren Verschlüsselungsfunktionen wie http, VPN oder die Windows-Authentifizierung, weshalb die Anwendungen generell als recht sicher einzustufen sind. Zudem entfällt durch UC die Verwendung verschiedener Freeware-Programme, die immer mit einem gewissen Sicherheitsrisiko verbunden sind.

Die Vorteile von Unified Communication im Überblick

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass Unified Communication für Unternehmen folgende Vorteile bereithält:

  • Mobilität der Mitarbeiter: Egal ob unterwegs, zuhause oder in einem Büro ganz gleich wo auf der Welt – die Mitarbeiter sind alle über ein und denselben Zugang erreichbar. Das trägt viel dazu bei, dass moderne Firmenstrukturen wie Homeoffice gut und dauerhaft funktionieren.
  • Vereinfachung der zentralen Verwaltung: Alle Kommunikationskanäle sind gebündelt – ein höheres Maß an Übersichtlichkeit kann es kaum geben.
  • Weniger Sicherheitsrisiken: Verschlüsselungsfunktionen sind bei UC selbstverständlich, Risikofaktoren wie Freeware-Kommunikationsprogramme fallen weg.
  • Effiziente Kommunikation: Kommunikationsprozesse werden durch Funktionen wie die Präsenzinformation oder das Desktop-Sharing effizienter, überflüssige Versuche zur vergeblichen Kommunikationsaufnahme werden verhindert
  • Kosteneffizienz: Da viele Einzeldienste wegfallen, fallen auch die Anschaffungs- und Wartungskosten der jeweiligen Geräte weg. Gute Kommunikation, gerade mittels Videoübertragungen, macht auch das eine oder andere Meeting oder auch Dienstreisen überflüssig.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.