Die Vorteile von Cloud-Telefonanlagen

Internettelefonie: Die Technologie der Zukunft und ihre Vorteile

Viele Jahre lang waren digitale Telefonanlagen, die über ISDN-Anschlüsse mit der Außenwelt verbunden sind, der absolute Standard der Telekommunikation sowohl im privaten, als auch im unternehmerischen Umfeld. Doch obwohl auch heute noch viele ISDN-Telefone und –Telefonanlagen in Betrieb sind, wird diese Technik in naher Zukunft nicht mehr verwendet werden. Die Telekom – immerhin das größte Telekommunikationsunternehmen Europas – wird seine ISDN-Anschlüsse bereits zum Ende des aktuellen Jahres 2018 abschalten.

Ersetzt wird die klassische Telefonie durch die internetbasierte IP-Technologie, die definitiv die Zukunft der Telekommunikation darstellt. Und auch wenn das Telefonieren über das Internet für den einen oder anderen Menschen, gerade sogenannten „Digital Immigrants“, also Personen, die nicht mit dem Internet aufgewachsen sind, noch gewöhnungsbedürftig erscheint, bietet es viele Vorteile. Zudem ermöglicht es Unternehmen, ihre bisherigen festinstallierten Telefonanlagen durch komplett virtuelle Varianten, sogenannte Cloud-Telefonanlagen, zu ersetzen, und auch diese bringen jede Menge positive Neuerungen für die Firmen mit sich. Wir möchten im Folgenden einen Überblick über die Vorteile der Internettelefonie und von Cloud-Telefonanlagen für Unternehmen geben.

Viele Orte – eine Telefonanlage: Die Standortunabhängigkeit der Cloud-Telefonanlage

Eine Telefonanlage, die keine stationär installierten Geräte umfasst, ist auch nicht an einen bestimmten Ort gebunden und kann von Menschen an verschiedenen Standorten auf der ganzen Welt genutzt werden. Ist eine Firma also über mehrere Städte oder Länder verteilt, genügt eine einzige Telefonanlage, die alle Mitarbeiter miteinander vernetzt und online verwaltet wird. Auch dem zunehmenden Trend zum Home Office kommt die Cloud-Telefonie deshalb zugute. Außerdem können sogar Mobiltelefone in die virtuelle Telefonanlage integriert werden. Ob im Büro, im Home Office oder unterwegs am Handy – ein einziger Mitarbeiter ist auf diese Weise stets über ein und dieselbe Festnetznummer erreichbar.

Keine Hardware, keine Wartung: Das Kosteneinsparpotenzial der Internettelefonie

Mit einer virtuellen Telefonanlage entfallen Kosten, die ehemals selbstverständlich waren, wie jene für die Anschaffung, Wartung und Instandhaltung der Telefone und der übrigen Hardware. Denn sofern vom Unternehmen gewünscht, lassen sich zum Telefonieren Computersoftwares nutzen, sodass abgesehen von mit Lautsprechern und Mikrofonen ausgestatteten PCs oder Laptops nichts weiter benötigt wird – was natürlich neben Kosten auch noch Platz spart. Die nötigen Softwareupdates werden von den Anbietern in der Regel kostenlos zur Verfügung gestellt. Außerdem reicht oft eine einzige Flatrate für das gesamte Team und die Abrechnung erfolgt nur nach Nebenstellen, die auch wirklich verwendet werden – die Tarife sind also nicht standardisiert, sondern sehr individuell und hängen davon ab, wie viele Nebenstellen und Rufnummern es gibt und wie häufig diese genutzt werden. Besonders kleinere Unternehmen können hier viel Geld sparen.

Flexible Anpassung der Leistungen

Verträge mit festen Laufzeiten, wie bei den Flatrates für eine stationäre Telefonanlage, gibt es in der Cloud-Telefonie nicht. Hier werden lediglich die benötigten Nebenstellen gemietet, und diese können in der Regel sehr schnell und unkompliziert, bei vielen Anbietern sogar mit wenigen Klicks über die Onlineverwaltung, ab- oder hinzubestellt werden – je nachdem, wie die aktuelle Unternehmenssituation gerade aussieht.

Telefonkonferenzen, Fax2Mail und mehr: Die Zusatzleistungen bei der Cloud-Telefonie

Internetbasierte Telefonanlagen  bieten in der Regel all die Standardfunktionen, die man von klassischen Telefonanlagen gewohnt ist, wie die Weiterleitung eines Anrufs an einen anderen Mitarbeiter, das Makeln – also das Hin- und Herschalten zwischen zwei aktiven Verbindungen – oder die Kurzwahl, mit welcher bestimmte Rufnummern intern mit einem einfachen Tastendruck erreichen werden können.

Darüber hinaus ist bei einer Cloud-Telefonanlage noch viel mehr möglich. Die gängigsten und interessantesten Zusatzfunktionen sind:

  • Fax2Mail und Mail2Fax: Elektronische Faxe können am PC erstellt, an eine virtuelle Faxnummer gesendet und über eine vordefinierte E-Mail-Adresse geöffnet werden – alles vollkommen papierlos.
  • Telefonkonferenzen:In der Regel stehen mit PINs gesicherte virtuelle Konferenzräume zur Verfügung, meist sind dabei auch Videoübertragungenund Desktop-Sharingmöglich.
  • VoiceMail:Die moderne Variante des klassischen Anrufbeantworters, welche die eingehenden Sprachnachrichten als Audiodatei abspeichert.
  • Einbindung in CRM-Systeme: Viele Unternehmen nutzen sogenannte Customer-Relationship-Management-Systeme zur effektiven und übersichtlichen Pflege ihrer Kundenbeziehungen. Cloud-Telefonanlagen können meist direkt in diese Anwendungen integriert werden

Fazit: Unternehmen profitieren von internetbasierten Telekommunikationsanlagen – und diese werden immer besser

Das Telefonieren über das Internet wird schon in naher Zukunft der Standard sein, und die Vorteile dieser neuen Art der Telekommunikation zeigen deutlich, dass Unternehmen von einer Verlagerung ihrer Telefonanlagen in die Cloud nur profitieren werden. Zumal die Qualität und Stabilität der Internettelefonie in den letzten Jahren sehr stark verbessert worden ist und noch immer verbessert wird. In den allermeisten Fällen steht sie jener von ISDN-Telefonen in nichts mehr nach, unter bestimmten Voraussetzung ist inzwischen sogar die sogenannte HD-Telefonie möglich – und die erreicht eine Übertragungsqualität, die ein herkömmliches Telefonat noch um einiges übersteigt. Auch ein Internetausfall ist nicht dramatisch für die Unternehmenskommunikation, denn schließlich gibt es ja noch den Mobilfunk und Smartphones sind als Nebenstellen in die Cloud-Telefonanlage integrierbar – wichtig ist eben nur, dass sie auch wirklich integriert werden. Die einzige Voraussetzung, die dann noch erfüllt sein muss, damit die Cloud-Telefonanlage einwandfrei funktionieren kann, ist eine ausreichende Bandbreite  – das ist in deutschen Städten heutzutage kein Thema mehr. Und in ländlicheren Gegenden vermutlich bald auch nicht, denn schließlich ist ein flächendeckender Breitbandausbau ein wichtiges politisches Ziel, das mit Beträgen in Milliardenhöhe gefördert wird.

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